Boite à outils pour améliorer l’accueil, l’intégration et l’accompagnement personnalisé des nouveaux arrivants

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Publié le 12/01/2022 | Mis à jour le 08/12/2023

Un parcours de formation

Un parcours dédié est disponible sur la plateforme interministérielle de formation en ligne MENTOR

Le CEDIP a exploité les productions d’un groupe de travail interministériel co-piloté par le ministère des armées et la DGAFP en 2020 , qui a recensé et synthétisé les pratiques des différents ministères en matière d’accueil, d’intégration et d’accompagnement des nouveaux arrivants.
Cela a abouti à la rédaction de 11 fiches actions qui détaillent les étapes et les composantes clés pour un onboarding réussi. 5 capsules vidéos complètent le dispositif destiné aux acteurs RH.

Chaque fiche action, portant sur une thématique spécifique, présente les enjeux, les acteurs, les leviers d’action, les ressources et les outils de la mesure abordée, attire l’attention sur des points de vigilance et enrichit la thématique par l’illustration de bonnes pratiques ministérielles.

Les 11 fiches actions

Fiche action n°1 : les acteurs de l’accueil de l’intégration et de l’accompagnement des nouveaux arrivants
Plusieurs leviers d’action sont à mobiliser par tous les acteurs concernés :
- diffusion de la culture commune de la structure et sensibilisation à l’onboarding à tous les niveaux,
  organisation de rencontres avec le nouvel arrivant et les acteurs de l’intégration,
- désignation d’un référent interne pour le nouveau collaborateur,
- organisation de tuilages avec le prédécesseur,
- mise à disposition des espaces pour favoriser et encourager les échanges entre le nouvel arrivant et ses pairs.

Un exemple : le ministère des Armées met en place un parcours spécifique d’intégration pour les jeunes cadres civils, avec notamment l’identification d’un référent informel pour les questions d’intégration et d’acculturation

Fiche action n°2 : la formalisation administrative et la préparation des conditions matérielles de l’arrivée de l’agent

Les aspects matériels (badges, préparation de matériel informatique, carte professionnelle…) et administratifs (actes juridiques, rémunération…) doivent être préparés en amont de l’arrivée de l’agent.

Un exemple : Dans les services du premier ministre une application permet d’informer simultanément les différents services impliqués afin de mettre en œuvre toutes les conditions matérielles pour l’accueil de l’agent.

Fiche action n°3 : la préparation de l’arrivée du nouvel agent

La mise à disposition d’un certain nombre d’outils (documents sur la structure et les missions, journée d’intégration, parcours personnalisé d’arrivée…) permettra au nouvel arrivant de disposer des informations sur les dispositifs RH et sur ses principaux interlocuteurs, et d’avoir une vision générale sur le service et ses missions.

Un exemple : Le ministère de l’intérieur met à disposition un « Guide de la vie en poste pour les hauts fonctionnaires » sur son espace intranet, qui propose une vue d’ensemble des outils donnés au corps préfectoral pour exercer ses fonctions en respectant le cadre réglementaire.

Fiche action n°4 : les actions de découverte de son environnement professionnel par le nouvel agent

Une préparation de la journée de prise de fonctions permet de découvrir l’environnement professionnel dans de bonnes conditions et donne une image positive de l’employeur au nouveau collaborateur. L’organisation d’une visite des lieux, la présentation des différents services et acteurs ressources, la mise à disposition des informations et du matériel nécessaire sont des actions qui permettent au nouvel agent de se sentir à l’aise et d’être rapidement opérationnel.

Un exemple : Au ministère de l’agriculture et de l’alimentation , chaque direction consacre un temps à l’accueil des nouveaux arrivants et met à leur disposition un livret d’accueil avec des informations pratiques, de politique RH, etc…

Fiche action n°5 : le parcours « découverte métier »

Organiser des rendez-vous avec ses principaux interlocuteurs permettra au nouvel arrivant d’appréhender son nouvel environnement plus rapidement. Lorsque cela est possible, un tuilage avec le prédécesseur pourra être organisé. La mise en place d’un binôme avec le supérieur hiérarchique ou autre personne qualifiée peut également s’envisager. Des cycles de formation initiale et/ou conférences doivent permettre l’approfondissement des connaissances de la structure.

Un exemple : Le ministère des Armées propose à l’intérieur d’un parcours d’intégration pour les cadres qui sortent des IRA, un volet « vis mon poste » visant à faire découvrir les missions des interlocuteurs réguliers du nouvel agent.

Fiche action n°6 : l’intégration de l’agent à son nouvel environnement professionnel

Les éléments constitutifs d’une culture interne commune (intérêt général, impact sociétal, valeurs…)
permettent de donner un sens à l’action, il convient de les communiquer par différents canaux aux nouvelles recrues afin de faciliter leur intégration.
Pour accentuer le sentiment d’appartenance, les nouveaux arrivants pourront également être impliqués dans la vie générale de la structure (en étant associés à d’autres projets que ceux qu’ils gèrent, en étant invités à présenter au collectif une action ou un projet réalisé lors d’un précédent poste…).

Un exemple : Les ministères sociaux, mettent en place via le théâtre une sensibilisation aux thématiques structurantes telles que la diversité, l’égalité, la lutte contre les discriminations. Ils organisent aussi des jeux de présentation des nouveaux arrivants avec des échanges en binôme et une présentation en groupe.

Fiche action n°7 : l’adaptation de l’agent à ses nouvelles missions

La montée en compétences d’un nouveau collaborateur doit s’accompagner d’une planification de points d’étapes réguliers.
La compréhension de son poste s’en trouvera facilitée grâce notamment à la mise en place de temps de découverte des fonctions et des missions de ses interlocuteurs réguliers (rencontres et échanges avec des professionnels, module d’ouverture partenariale et professionnelle…)
Il conviendra aussi de lui faire découvrir toutes les ressources nécessaires à l’accomplissement de ses
missions.

Un exemple :La direction générale du trésor organise différentes modalités de rencontres entre
collaborateurs de différents métiers pour renforcer la convivialité en multipliant les moments d’échange et de synergie.

Fiche action n°8 : l’amélioration de « l’expérience collaborateur » des agents

Pour éviter de décevoir et pour fidéliser le nouvel arrivant, la mise en place d’une culture de la confiance (crédibilité, respect, équité, management bienveillant…) et de l’amélioration continue (organisation de têtes à têtes réguliers entre managers et collaborateurs, suivis ponctuels…) dans le service, est préconisée.
L’instauration d’un dispositif de suivi de l’expérience collaborateur va dans ce sens, des outils tels que des baromètre sociaux internes, des rapports d’étonnement, etc.., permettront de recueillir l’avis et le ressenti de ces agents.

Des exemples : les services du premier ministre ont mis en place un baromètre social pour mesurer la perception des agents du service en tant qu’employeur.

Le ministère de l’économie et des finances propose, entre autres, une pratique visant à renforcer la marque employeur grâce à l’implication et à l’engagement des collaborateurs qui deviennent des ambassadeurs de la structure en diffusant, sur leurs propres réseaux sociaux, de l’information mise à leur disposition :
actualités internes, contenus et veilles personnalisée.

Fiche action n°9 : comment résoudre les difficultés d’intégration ?

Tous les acteurs de la chaîne d’intégration doivent être vigilants et alertés pour être en mesure d’apporter une réponse en cas de difficulté.
Le niveau de participation aux moments collectifs, et/ou l’implication de l’agent dans les activités de sa communauté de pairs peuvent constituer des indicateurs d’alerte sur d’éventuelles difficultés d’intégration. Il convient également de mettre en place des entretiens et/ou un calendrier d’intégration pour faire le point régulièrement. Lorsque des difficultés sont constatées, il est nécessaire d’interroger l’agent, d’échanger avec le tuteur sur des points de remédiations, d’encourager les collègues et autres interlocuteurs à se manifester auprès de l’agent en difficulté, de proposer des formations, éventuellement d’orienter l’agent vers un psychologue, voire proposer une adaptation du poste de travail.

Des exemples : en 2017 la DGAFP a mis en place des actions d’accompagnement individualisées et de coaching individuel ou d’équipe au moment de la réorganisation de la direction générale.

Fiche action n°10 : organiser des « rendez-vous de carrière » réguliers

Au cours de la première année, la mise en place d’une série d’entretiens avec différents acteurs (manager, conseiller RH de proximité, conseiller mobilité carrière), pourront compléter le dispositif d’intégration du nouvel agent. Ces échanges périodiques permettront de faire le point sur l’appropriation du poste et sur la définition des objectifs, de s’assurer que l’agent dispose de tous les moyens nécessaires pour s’adapter à son nouveau poste, et, lorsqu’un entretien avec un conseiller mobilité carrière a eu lieu, d’évaluer l’adéquation entre son projet professionnel initial et les missions exercées dans le cadre du nouveau poste.

Un exemple : Au ministère de l’agriculture et de l’alimentation la mise en place d’entretiens réguliers permet d’effectuer un suivi de l’intégration des nouveaux recrutés.

Fiche action n°11 : L’accueil et l’intégration des nouveaux arrivants à distance

Dans le contexte de travail à distance généralisé, les différentes étapes qui composent le onboarding doivent être repensées en s’appuyant sur les outils numériques. L’ensemble des acteurs de la chaîne d’intégration doivent être sensibilisés et formés aux modalités spécifiques d’accueil, d’intégration et d’accompagnement à distance. L’agent doit pouvoir bénéficier d’un certain nombre d’informations avant l’arrivée dans son service, mais au préalable il conviendra de s’assurer qu’il dispose du matériel informatique nécessaire. Les outils d’accueil et d’intégration devront aussi être adaptés (création d’une page intranet dédiée aux nouveaux arrivants, vidéos permettant de se rendre compte de la réalité du terrain, réalisation de baromètres spécifiques aux nouveaux agents…)

Un exemple : Le ministère chargé de l’économie et des finances prépare et met à disposition des nouveaux entrants des vidéos de présentation de certains services clés de la structure.